Esta es la continuación del post: LA EXPERIENCIA GOOGLE APPS. PARTE I. DECISIÓN Y PLANIFICACIÓN en el cual explicabamos como se toma la decisión de cambiar el sistema de correo a Google Apps y aspectos importantes de la planificación del cambio.

En este nos centraremos en como se realizó la implantación de Google Apps en uno de nuestros clientes y la experiencia de los usuarios con el nuevo sistema.

Una vez planificado el cambio a Google Apps llega el Dia D.

3. Implantación

• Revisión de cuentas y accesos en Google Apps: Antes de modificar los registros DNS, revisaremos todas las cuentas y contraseñas que planificamos anteriormente. Un olvido recurrente suelen ser las cuentas “publicas” que no tienen un receptor definido en la organización, son aquellas de contacto en paginas web o departamentos (por ejemplo: contacto@…, info@….., administracion@…..) que por no estar personalizadas y usarse solo en momentos puntuales, pueden pasar dias hasta que notamos que no entran correos.
• Acceso a Google Apps para los usuarios: Al revisar las cuentas ya estamos listos para proporcionar a cada usuario su email de acceso y contraseña. La política sobre contraseñas y uso del ordenador debe ser muy estricta ya que al usar navegadores es posible dejarse una sesión abierta en nuestro Gmail, lo cual puede ser peligroso para la seguridad de datos de la empresa.
  • Es importante que los usuarios no se “presten” la contraseña o resetearlas cada cierto tiempo desde el panel de administración de Google Apps, así evitamos fugas de información.

• Exportación de cuentas hacia Google Apps: Para exportar una cuenta (Correo, calendario y contactos) desde Outlook a Google Apps usaremos Google Apps Migration for Microsoft Outlook® , dependiendo de la cuenta puede tardar bastante tiempo en hacer la exportacion , ya que tiene que subir todo el correo que le indiquemos en la herramienta, si queremos tener todo en Google Apps y nuestra cuenta ocupa varios Gb, con un ADSL normal puede tardar bastantes horas en subir toda esa informacion, hay que tenerlo en cuenta. En la herramienta de exportación se pueden filtrar los correos a exportar por fecha, en la planificacion es conveniente decidir de antemano desde que fecha limite se van a subir los correos a Google Apps (sobre todo si tenemos bastantes cuentas para exportar).
• Modificación DNS del dominio: En el post I hablamos de la configuración DNS, bien, este es el punto donde no hay marcha atrás en la implantación de Google Apps, ya que hasta que no lo hagamos el correo lo seguirá gestionando el servidor antiguo . El cambio de servidores MX en nuestra configuración del dominio se debe realizar a ser posible de madrugada, para que las actualizaciones de las DNS lleven unas horas replicandose por la mayor parte de servidores posibles.
  • Como ya explicamos en el primer post una vez configuremos los nuevos registros tipo MX para el dominio pasaran entre uno y dos dias hasta que todo el correo entre por los servidores de Google, así, la hacerlo de madrugada nos quitamos unas horas en ese proceso.

• Revisión de servidores de correo: Durante al menos dos dias (recomendamos una semana), es necesario revisar los buzones antiguos, ya que puede haber servidores de correo  que no hayan actualizado sus registros DNS y seguiran enviandonos los emails a los servidores antiguos.

4. Uso de Google Apps

Como en toda implantación de un sistema nuevo en cualquier empresa, al principio siempre hay reticencias y objeciones. En el caso de Google Apps podemos hacer un listado  de las objeciones y soluciones a las mismas, como sistema antiguo podemos hablar de Outlook que esta bastante extendido y es de uso común.

Para los administradores de sistemas, al implantar Google Apps es necesario advertir a todos nuestros usuarios que el uso de esta plataforma no es una via temporal que puede ser reemplazada de un dia para otro con nuestro sistema anterior. Una vez que se haga el cambio es muy dificil volver atrás y por tanto deben ser conscientes de ello. En Damoin hemos intervenido en implantaciones de software y soluciones en las que los usuarios intentaban forzar la vuelta al sistema anterior o usar el anterior y el nuevo a la vez.

En el caso de Google Apps esto no es posible, al menos, si queremos usar el sistema en modo “puro” sin usar Outlook a la vez (para esta forma de uso ver Google Apps Sync for Microsoft Outlook® ), por tanto debemos mentalizar muy bien a los usuarios sobre este tema para no tener problemas futuros.

En este listado os detallamos funcionalidades de Outlook , pulsando [aqui] podeís como funcionan en Gmail :

• Uso de varias cuentas.
• Organización por carpetas/subcarpetas.
• Marcas.
• Correo electrónico no deseado.
• Mensajes archivados.

Para el resto de funcionalidades os dejamos este listado:

• Gmail frente a Outlook
• Google Calendar frente a Outlook
• Contactos en Google y contactos en Outlook
• Documentos de Google Docs y notas

5. Experiencia de los usuarios con Google Apps

Una vez mentalizados los usuarios e implantado el sistema, la valoración del uso por parte de los usuarios la tenemos que dividir en dos fases: negación y aceptación.

• En la fase de negación, como ya hemos comentado, para el usuario todo son problemas, ya que, muchas operaciones que ya controlaba ahora se hacen de otra manera. En esta fase es importante que los administradores esten accesibles a estos usuarios y que reciban asistencia lo antes posible. Si un usuario tiene un problema, no encuentra algo (por trivial que sea), y no recibe asistencia, la actitud negativa hacia el nuevo sistema será muy dificil de contrarrestar.
• Una vez solucionada la actitud negativa, y despues de varios dias, los usuarios normalmente empiezan a familiarizarse con el sistema, comprenderlo y automatizar tareas como hacian anteriormente. Es en esta fase donde se aprecia el cambio cualitativo que supone Google Apps, en búsquedas, interacción con documentos, interacción con otros miembros de la organización, etc.
  • Las posibilidades que ofrece Google Apps para compartir determinada información (contactos y calendario) de muchas maneras distintas en la organización hace que, cuando se extiende su uso, para los usuarios sean herramientas muy potentes y garanticen un ahorro en tiempo y aumento de productividad importante.
• La experiencia en general es muy positiva, por el grado de libertad que ofrece el hecho de tener el correo en cualquier ordenador o smartphone, ya estes de viaje o en casa, y por el grado de interacción con otros usuarios que ofrecen todas las aplicaciones dentro de la organización.
• Para la empresa en la cual hicimos la implantación, la experiencia ha resultado muy positiva y ha aumentado la productividad de todos los miembros de la organización, un éxito.

Si tu empresa esta interesada en usar Google Apps:

• llamanos al 628 81 89 89
• envianos un email a contacto@damoin.es